Навіть люди з високим рівнем самоорганізації та відповідальності хоча б раз у житті не встигали виконати роботу у строки. Дедлайни, з одного боку, викликають у людини стрес: усе горить, палає, за що хапатися, як усе встигнути, поспіх, метушня. З іншого боку, терміни, що спливають, мотивують людину сконцентруватися, розпочати працювати швидше та продуктивніше.
То як же знайти необхідний баланс, як працювати з дедлайнами? Ділимося у статті техніками та порадами.
Навіщо потрібен дедлайн?
ІТ — така галузь, де розробники регулярно мають справу з дедлайнами, адже ІТ-компанії зазвичай працюють за спринтами. Інколи виникають різні форс-мажорні обставини, проєкти потребують більше часу, ніж планувалося, і доводиться переносити дедлайн, а це може негативно позначитися на бізнесі.
Тож важливо дотримуватися запланованого графіку: це впливає на якість кінцевого продукту та задоволеність замовника.
Оцінити поточну ситуацію допомагає встановлення дедлайнів. Ось що він дає:
1. Встановлення та конкретизація цілей та завдань у часовому проміжку
Дотримання дедлайнів часто зривається через те, що люди неправильно оцінюють ресурси для виконання, коли здається, що є багато часу. Класична ситуація: студенти сідають за дипломну роботу за пару тижнів до її здачі. Ми завжди спираємось на найоптимістичніший сценарій, але життя вносить свої корективи.
Порівняйте: «я зроблю це пізніше» та «я виконаю це до п’ятниці». У першому випадку ви, скоріш за все, будете прокрастинувати. Дедлайн як раз і дозволяє конкретизувати дати, прив’язувати завдання до чіткого графіку виконання.
Психологи встановили: що більше часу відводиться на виконання якоїсь справи, то довше ми її виконуємо (тоді як жорсткі дедлайни дозволяють бути більш ефективними в обмежений проміжок часу).
2. Розставлення пріоритетів
Саме завдяки встановленню термінів виконання програміст може бачити, які завдання є найважливішими і потребують термінового виконання, а які можна зробити пізніше. Усе це врешті-решт впливає на ефективність роботи.
3. Структуризація задач
Коли є певний строк виконання, ІТ-спеціаліст може розбити таск на більш дрібні завдання і згодом дотримуватися графіку їх виконання. Правильний розподіл часу дозволяє не витрачати його даремно.
4. Командна робота
Будь-який менеджер, перш ніж встановлювати терміни, має оцінити: чи зможе один спеціаліст впоратися із поставленою задачею, чи ж йому знадобиться допомога колег.
5. Мотивація до праці
Коли немає чіткого терміну виконання, немає й стимулу виконувати завдання якнайшвидше. А от дедлайн дозволяє не відкладати справи «на потім». Але важливий момент: велике завдання має бути розбите на підзавдання, для кожного з яких встановлюються дати виконання.
Виконавши перше завдання, людина починає відчувати ейфорію: «Я впорався, можна рухатися далі». З кожним кроком залишається все менше завдань. Коли більший шлях пройдено, зусилля подвоюються і людина вже не здатна кидати справу на півдорозі (у психології це називається ефектом Зейгарнік).
6. Розвиток креативності
Мабуть, кожній людині — від письменника до айтішника — знайомий страх білого аркуша. Це коли не можеш щось почати і довго дивишся на аркуш або екран. Але якщо встановити часові рамки, мозок сам вмикає режим креативності.
Тобто коли люди обмежені в часі, вони стають більш творчими і починають робити хоч щось, а далі вже втягуються у процес. Тож дедлайн — чудовий спосіб розкрити творчій потенціал.
7. Боротьба з перфекціонізмом та прокрастинацією
Бажання зробити все ідеально сягає коріннями у дитинство, коли за помилки ставили погані відмітки і діти за будь-яку ціну намагалися це виправити. Згодом перфекціонізм переріс у звичку, і перфекціоністи нескінченно переробляють роботу, намагаючись довести її до ідеалу. Звичайно ж, будь-яка робота має бути виконана добре. Але ідеал — це міф! До того ж, сьогодні перфекціонізм вважається скоріше упередженням, аніж перевагою.
І тут на допомогу знову приходить дедлайн. Те, що зроблене, краще за ідеальне. Ліпше — ворог хорошого. Краще зробити вчасно і отримати правки, аніж нічого не зробити, бо робота вам здається неідеальною.
Наявність дедлайну допомагає не впадати в іншу крайність — прокрастинацію. Коли є чіткі графіки, спокуса відкласти все або виконати найскладніший таск в останню мить знижується. У нас просто не залишається часу на прокрастинацію. До речі, за даними досліджень Psychology Today, близько 20% людей вважають себе хронічними прокрастинаторами.
Поради як дотримуватися дедлайнів
Ви — розробник, що часто не встигає, і ви хочете знати, як встигнути до дедлайну проекту? Навчіться планувати, систематизувати свою роботу. У цьому вам допоможуть декілька порад.
1. Встановлюйте проміжні терміни виконання проєкту
Будь-який великий проєкт розбивайте на окремі невеликі стадії. Для кожної з них встановіть терміни виконання. Дуже добре допоможе самоорганізуватися, щоб встигати з проектом до дедлайну, використання Google-таблиці. Вона завжди напохваті, її можна відкривати з будь-якого пристрою (при наявності Інтернету). Ви бачите, що потрібно зробити. Коли ви помітили, що на якійсь стадії є ризик зриву термінів, ви зможете вчасно вносити зміни.
Добре допомагає методика GTD (Getting things done). Вона вчить обробляти великі потоки інформації, визначати, що потрібно зробити для досягнення цілей, і, само собою, діяти. Це не тайм-менеджмент, а свого роду методика підвищення особистої ефективності.
2. Не сподівайтеся на пам’ять
Звичайно ж, чудово, коли ви маєте хорошу, натреновану пам’ять. Але покладатися лише на неї не варто: щось неодмінно можна забути. Десь відволіклися — і вже загубилися важливі дані. Тому будь-яку інформацію, яку ви отримуєте в усному вигляді, записуйте. Вважайте, що якщо немає запису, то інформації й не було. Це правило повинно виконуватися на автоматі.
Записуйте на папері, а ще краще — в електронному вигляді. Паперові блокноти доступні у бідь-якій обстановці, тоді як електронні записники часто потребують наявності гаджетів та Інтернету. У будь-якому випадку, зробіть для кожного проєкту окрему папку і вписуйте туди всі ввідні дані.
3. Складіть маркований список пріоритетів
Дуже добре допомагає самоорганізуватися складання маркованого списку справ за пріоритетами. Це зручно робити, знову ж таки, у Google-документі. Хоча якщо вам подобається паперовий варіант — записи у блокноті — ви так само можете скористатися цією методикою.
Отже, кожному завданню ви прописуєте день виконання (скажімо, понеділок, середа, четвер). Завдання, що потребують виконання, виділіть шрифтом певного кольору (наприклад, червоного). Справи, які можуть почекати наступного тижня, виділіть іншим кольором (скажімо, зеленого).
Так ви побачите, що було виконано цього тижня і не будете відволікатися на менш важливі справи наступного тижня. І наприкінці тижня ви бачите, які зі справ поточного тижня потребують негайного виконання.
4. Наведіть лад у документах
Чи бувало у вас так, що ви не можете пригадати, де який документ знаходиться: щось зберігається в електронній пошті, щось у месенджерах, а щось на жорсткому диску? Через погану систематизацію інформації втрачається багато часу на пошуки необхідного документу.
Організуйте свій електронний робочий простір. Для цього чудово підходить Google Drive. Тут ви можете для кожного проєкту завести папки, і як тільки з’являється будь-яка інформація, лист чи повідомлення, відразу ж зберігайте ці дані у відповідну папку.
Так ви точно нічого не забудете і матимете доступ до документів будь-коли. Для зручності навігації скористуйтеся ярликами різного кольору (цей функціонал є у налаштуваннях сервісу).
5. Розберіться, чому ви не можете вкладатися у дедлайн
Прислухайтеся до себе. Може, ви занадто часто відволікаєтеся (читаєте новини, переглядаєте соцмережі)? Чи у вас дуже великий обсяг навантаження? Або ж вам просто не цікавий проєкт, і ви відкладаєте його на останній момент?
Коли ви усвідомите, чому зриваєте дедлайн, вам стане зрозуміліше, як це виправити. Тобто відкласти соцмережі на період роботи, попросити делегувати частину роботи іншим ІТ-спеціалістам або ж змінити проєкт тощо.
6. Не змішуйте особистий та робочий час
Розмежовуйте роботу та час на відпочинок. У вас є трудовий день, який має час початку, час завершення і час на перерву. Дотримуйтеся цього балансу. Не намагайтеся осягнути неосяжне, не жертвуйте своїм особистим часом заради роботи. Бо якщо ви працюєте нон стоп, це призведе лише до професійного вигорання. І, зрозуміло, ви навряд чи зможете в таких умовах встигати з дедлайном.
Якщо ви працюєте віддалено, домовтеся із домашніми, щоб вони вас не відволікали у робочі години. А от коли ви робите перерву, чудово буде провести час із родиною.
7. Визначте, коли ви найбільш продуктивні
У кожної людини різні піки продуктивності. Комусь краще працюється із самого ранку, а хтось більш активний після обіду. Прислухайтесь до себе: у які часи ви максимально сконцентровані, не відволікаєтесь і плідно працюєте? Визначивши пік продуктивності, ставте найскладніші завдання саме на цей період. Не відволікайтеся у цей час на неважливі дзвінки та зустрічі.
8. Регулюйте завантаженість у календарі
Буває так, що майже весь день ви у дзвінках та нарадах, а на реальну роботу просто не вистачає часу. Як цього позбавитися? Поясніть керівництву, що вас це сильно відволікає. Приділяйте дзвінкам та нарадам не більше 4-х годин. Записуйте у календарі графік індивідуальних зустрічей (з командою, замовниками тощо).
9. Просіть про допомогу
Команда айтішників — це коли не просто кожен сам по собі робить свою справу, але коли усі працюють над досягненням спільної мети, роблять це разом. І саме члени ІТ-команди можуть допомогти колегам, які не вкладаються у дедлайни. Ваші колеги можуть взяти на себе частину вашого навантаження.
Навіть якщо все одно ви не вкладаєтесь у строки, принаймні, ви заздалегідь про це попередили. І не бійтеся просити про перенесення дедлайну.
10. Використовуйте смарт-девайси
Окрім згаданих Google-таблиць та Google Drive, сьогодні існує багато застосунків, які не просто позбавляють вас папірців, але дозволяють дотримуватись дедлайнів:
- RememberTheMilk — простий, зручний девайс із безліччю функцій, практично — ваш помічник-секретар у смартфоні.
- Deadline має зручну систему зворотного відліку, що показує, скільки часу залишилось до дедлайну.
- Smote — застосунок із унікальною системою відслідковування дедлайнів. Що ближче ви до кінцевого терміну, то частіше вам надходитимуть нагадування. Тут також є зворотній відлік часу до дати «Х».
- To do list. Goal Planner. Тут одне завдання можна розбивати на кілька тасків (дуже зручно для великих проєктів).
- Trello — відома та популярна дошка завдань, у якій можна створювати задачі, відслідковувати виконання, робити доповнення та додавати коментарі. Її фішка — синхронізація з іншими пристроями та виконавцями.
І ще кілька невеликих лайфхаків із організації робочого часу:
- Ні — довгостроковим дедлайнам. Віддалені дедлайни створюють відчуття, що до дати ще далеко, тож вони зовсім не мотивують. Це — прямий шлях до прокрастинації.
- Жодних нереальних термінів! Тверезо оцінюйте сили та час на виконання завдання або ж попросіть колег поділитися власним досвідом, скільки часу потрібно на виконання завдання.
- Так — гнучкості. Будьте готовими вносити корективи, адже завжди можуть виникати непередбачувані обставини.
- Не ставтеся до дедлайнів як до чогось негативного. Вони — це просто інструмент організації часу.
- Не просто плануйте, але й дійте. Головне — розпочати, а далі вже все само собою виходитиме.
- Не робіть кілька справ одночасно, ви ж не Юлій Цезар. Коли ви перемикаєтесь із задачі на задачу, важко зберігати концентрацію. Дослідження доводять, що багатозадачність — дуже неефективний спосіб роботи, який відіймає забагато ресурсу.
- Знайдіть свої мотиватори. Наприклад, чом би не похвалити себе за добре виконану в час роботу?
- Виділіть хоча б 10 хвилин на щоденне планування (краще це зробити звечора, тоді буде менше стресу).
- Відмовляйте людям, які відволікають вас на незначні речі.
- В ідеалі планувати найскладніші справи так, щоб виконати їх до четверга, бо під кінець тижня накопичується втома.
Кілька слів наостанок
Обмежені терміни викликають у людей стрес, але й вони ж стимулюють до продуктивної роботи, розкривають творчій потенціал. Складайте графіки, намагайтеся слідувати їм.
ІТ-компанія Eastern Peak бажає вам навчитися раціонально використовувати свій час, тоді ви матиме більше свободи, у вас залишиться час на особисте (на хобі, спілкування з друзями, родиною, на відпочинок).
Ну, і запрошуємо доєднатися до нашого дружнього колективу. Давайте разом вчитися продуктивності та концентрації, а також робити світ технологій кращим! Відправляйте своє резюме.
Читайте також:
