Мітинги — це не якісь нудні планерки чи п’ятихвилинки. Це один із способів співпраці членів IT-команди, і доволі ефективний, адже під час зустрічей учасники обмінюються інформацією, встановлюють робочі завдання, дізнаються настрої колег, виявляють проблеми, шукають шляхи їх розв’язання та відстежують прогрес роботи над проєктом.
Але мітинги, попри свої плюси, також забирають чимало часу та енергії і навіть впливають на продуктивність. Айтішники не завжди задоволені їх кількістю та якістю, вважають деякі зустрічі нудними та затягнутими.
Які бувають робочі мітинги в ІТ? Як провести ефективний мітинг? Розповідаємо у статті.
Мітинги, що стосуються роботи над проєктом
Призначення мітингів — постановка завдань, перевірка прогресу виконання та правильності розуміння завдань командою. Тут з’ясовують, чи немає складнощів у роботі або зриву дедлайнів, а також шукають шляхи вирішення проблем. Один із типів таких зустрічей має назву Скрам-мітинги.
Вважається, що слово скрам (scrum) прийшло в ІТ зі спортивної термінології. А саме регбі — командної гри, де усі гравці разом ведуть м’яч по полю. Тобто усі об’єднуються заради досягнення цілей.
Аналогічно це працює й в IT-компаніях, але гравці — це члени іт команди. Учасниками Scrum-мітингів є розробники, керівник проєкту та координатор (скрам-майстер).
В ІТ існують такі типи скрам-мітингів:
1. Sprint planning (планування спринта)
Тут створюється Scrum-команда, учасники якої будуть виконувати завдання протягом певного відрізку часу (спринту). Під час планування визначаються пріоритети, учасники команди спринту, кожен із яких має чітко розуміти, що та як він має виконати до кінця спринту.
2. Daily meeting
Щоденні зустрічі (або їх ще називають stand-up мітинги), під час яких члени команди спринту аналізують цілі та графіки, шукають проблеми та недоліки. Стендап мітинги проводять щоденно в один і той самий час.
Члени команди отримують заздалегідь запитання та готовлять відповіді перед стендапом. Такі щоденні зустрічі дозволяють Scrum-майстру завжди тримати руку на пульсі і контролювати завершення роботи скрам-командою.
3. Retrospective
На цих мітингах проводиться ретроспектива, тобто аналіз подій після завершення спринту: що пішло не так, а що було зроблено добре, що слід покращити у наступному спринті. Зазвичай їх проводять раз на два тижні (або за частотою, що встановлює команда проєкту). Тривають такі мітинги понад годину (це найдовший із мітингів в IT).
4. Sprint review
Під час огляду спринту команда демонструє продукт менеджерам та клієнту. Тут порівнюється результат з планом спринту.
Метод Scrum найчастіше використовується у командах до 9 осіб. В умовах обмеженого часу проведення скрам-мітингів дозволяє менеджерам бути постійно в курсі справ, оперативно вирішувати проблеми та відслідковувати прогрес виконання.
Іншими видами мітингів у компаніях є:
1. Брейнстормінг
Мізковий штурм — робочі мітинги, метою яких є генерація ідей за проєктом.
2. Problem-solving
Мітинги в IT-команді, метою яких є обговорення актуальних проблем та пошук оптимальних шляхів їх розв’язання. На таких зустрічах завжди має бути присутній лідер (той, хто розуміє ситуацію або несе найбільшу відповідальність).
3. Мітинги для ухвалення рішень
Такий тип зустрічей зазвичай об’єднує невелике коло (6-8) учасників, які є експертами із тематики, що обговорюється, або мають повноваження ухвалювати рішення щодо зміни у штаті, скорочення витрат, фіналізації проєкту тощо.
Інколи такі робочі мітинги є формальністю: їх проводять для підсумування та закріплення рішень, які було ухвалено раніше на problem-solving зустрічі.
4. Робочі мітинги в ІТ для поширення нової інформації
На таких мітингах можуть проводитися презентації нововведень, лекції, тренінги тощо. Також їх може проводити керівник IT-компанії, що розповідає IT-команді про стан справ. Відмінність таких зустрічей від інших видів мітингів — слухачі зазвичай лише слухають та ставлять питання, тобто займають більш пасивну позицію, ніж доповідач.
5. Зустріч «сам на сам» (оne-on-one мітинг)
Запланована зустріч двох людей (IT-спеціаліста та PM, Competence-менеджера, HR або CEO) для обговорення конкретних питань успішності проєкту, взаємодії з IT-командою, PDP (Professional Development Plan), ініціатив, у яких розробник хотів би взяти участь.
Зазвичай у IT-компаніях вони проходять раз на місяць, але за потреби можуть бути і частіше.
6. Team building
Зустрічі, метою яких є налагодження командного духу, створення робочих груп, взаємодії в IT-команді проєкту.
У цілому кількість мітингів варіюється від компанії до компанії і може збільшуватися при масштабуванні проєкту.
Поради як провести мітинг продуктивно
Як свідчать дані дослідження більше 6000 спеціалістів, які проводила компанія Doodle (сервіс для призначення зустрічей), 44% інтерв’юерів вважають, що погано організовані зустрічі впливають на їхню здатність виконувати свою роботу. Також опитувані вважають, що дві третини зустрічей є непотрібними. А от постановка чітких цілей, порядку денного — це те, що, на думку майже третини респондентів, робить мітинг ефективним.
Немає значення, який саме мітинг і де проводиться (стендап у Google Meet, ретроспектива у Microsoft Teams тощо), — у них є спільні правила та культура.
Тож ось кілька порад щодо організації мітингів в ІТ команді.
1. Готуйтеся до мітингу
ПМ має заздалегідь підготувати тези та розіслати команді. Учасник IT-команди — підготувати чіткі відповіді, розповісти про прогрес роботи над проєктом або проблеми та можливі шляхи їх рішення.
2. Правильно складайте порядок денний
Підготуйте конкретні питання, а не перелік тем. Так команда скоріше буде його дотримуватися.
3. Дотримуйтеся таймінгу
Запізнення чи затримки дуже дратують людей, особливо якщо у них є інші зустрічі. Таке роздратування може негативно позначитися на результаті зустрічі. Але не слід також тягнути час, якщо ви обговорили усе, що було заплановано. Просто закінчуйте мітинг.
Лайфхак: призначте слідкувати за таймінгом людину, яка терпіти не може мітинги. Вона усіма силами намагатиметься відстежувати час та регламент.
4. Увімкніть камеру
Більшість мітингів в ІТ зараз відбуваються онлайн. Зазвичай комунікація з відео не є обов’язковою. Але вона все ж ефективніша за аудіозв’язок. Люди краще розуміють один одного, коли користуються невербальними засобами (міміка, жести тощо).
Крім того, увімкнення камери — це звичайний знак поваги до співрозмовників. Тільки заздалегідь домовтеся з усіма учасниками мітінгу, що він проходитиме у форматі відео (щоб усі встигли переодягнути піжами).
5. Не змішуйте робоче та особисте
Гарячі дискусії, суперечки під час мітингів (особливо таких, як one-on-one) не повинні переноситися на неробочий час. Зберігайте культуру діалогу та спілкування.
6. Використовйте small talk’и
Почніть мітинг з невимушеної бесіди на абстрактну тему. Це створить невимушену атмосферу та допоможе спіймати хвилю майбутньої розмови.
7. Встановіть правильний час для мітингів
В ідеалі проводити зустрічі одну за одною, не розкидаючи по календарю. І обов’язково планувати дні без мітингів.
8. Ніяких переходів на особистості!
Ви можете скільки завгодно критикувати проблему, але ніколи, за жодних обставин не критикуйте людину. Поважайте співрозмовника (навіть якщо ви не згодні з ним), не намагайтеся вийти переможцем за будь-якої ціни. Також і критика має бути аргументованою та конструктивною.
9. Не втрачайте фокус уваги людей
Учасники мітингу починають нудьгувати, заглядати у телефони або спілкуватися між собою? Попросіть їх не відволікатися. Поясніть, що тема не дуже цікава, але важлива.
10. Що більше учасників мітингу, то менше його продуктивність
Мінімізуйте кількість учасників, адже велика кількість людей — це витрати часу на зустріч. Запрошуйте тільки тих людей, які мають безпосереднє відношення до предмету зустрічі. На деяких мітингах достатньо бути присутніми тімліду та старшому розробнику, які по закінченню зустрічі передають ключову інформацію команді.
11. Особлива увага організації мітингів для безпосередньої роботи над проєктом
Зустрічі можуть тривати довше, ніж заплановано, або вони стають занадто частими і, врешті-решт, відіймають у інженерів багато часу. На це може бути кілька причин. Наприклад, запізнення учасників. Або відхилення від теми.
Тож завдання скрам-майстра або лідера зустрічі — слідкувати за таймінгом, скеровувати русло бесіди. Тут допоможе чітке формулювання порядку денного та його дотримання.
12. Ніяких зустрічей заради зустрічей
Інколи краще донести інформацію у електронному вигляді (а за необхідності отримати зворотній зв’язок це теж можна зробити поштою). Зустрічі скоріше потрібні для мозкового штурму та обговорення нагальних потреб.
13. Scrum-мітинги— це комунікація, а не “звіти перед керівництвом”
Скрам — це концентрація на людях передусім. Тому тут не тільки обговорюють робочі процеси, але й допомагають долати стресові фактори (як от складнощі при виконання певних завдань).
Підсумуємо принципи організації мітингів:
- Мітинг має чітку мету.
- Добре підготовлений: кожен учасник розуміє причину проведення, знає, про що говоритимуть, та може заздалегідь підготуватися.
- Проводиться у комфортний час. Не варто питати: «Коли вам зручно»? Слід запропонувати учасникам мітингу конкретні слоти.
- Має таймінг та порядок денний, якого чітко дотримуються. Звичайно, тут можна відволікатися на інші теми, але в ідеалі вони мають стосуватися тематики зібрання. Тобто не варто говорити про нюанси н
- Тут спілкуються на рівних, а не вирішують стосунки. Кожен має висловитися, при цьому не перебивати один одного.
- Повинен привести до реалізації конкретних рішень: усі проблеми мають бути максимально розв’язані, зміни — впроваджені, відповідальні особи — призначені.
- Перш ніж попрощатися, потрібно переконатись, що всі учасники однаково оцінюють результати зустрічі.
- Результатом зустрічі мають бути action items для наступної зустрічі або розв’язання проблеми.
- Якщо залишилися розбіжності, вони мають бути перекладені на іншу зустріч. Наприклад, IT-команда не прийшла до єдиною думки: писати майбутній продукт на Java чи .NET . У такому випадку хтось має підготувати презентацію про плюси та мінуси використання Java, а інший — .NET. Відповідно на наступному мітингу обговорюють презентації та обирають технологію.
Кілька слів наостанок
Провести мітинг ефективно означає не просто відсидіти запланований час, а принести користь проєкту. ІТ компанія Eastern Peak бажає, щоб усі ваші зустрічі були продуктивними, і запрошує доєднатися до нашої команди, де на мітингах (та й не тільки) кожен член команди відчуває свою важливість. Надсилайте своє резюме!
Читайте також:
