Правильна організація роботи, коли ви знаходитесь у режимі багатозадачності, — дуже важлива навичка для фахівця будь-якої сфери, а для айтішника особливо, адже робочий день програміста завантажений різноманітними завданнями, дедлайни яких часто перетинаються.
У цій статті розповідаємо, чому багатозадачність — це не завжди ОК, які ментальні пастки заводять людину у стан «я нічого не встигаю» та як навчитися ефективно працювати у режимі multitasking.
Що таке multitasking та чи може багатозадачність бути ефективною
Багатозадачність (або multitasking) — це здатність виконувати кілька завдань одночасно або працювати над кількома задачами безперервно (наприклад, переглядати пошту під час розмови по телефону).
Часто у вакансіях роботодавці (в тому числі, іт компанії) вказують багатозадачність та вміння розподіляти увагу при виконанні кількох завдань одночасно як один із необхідних скіллів кандидата.
Чи є multitasking ефективним? І так, і ні. Інколи він справді може бути корисним. Скажімо, якщо одночасно виконується кілька простих завдань, які не потребують концентрації. Це допомагає виконувати більше роботи за короткий проміжок часу.
Опитування співробітників Єльської школи менеджменту показало, що мультизадачність у виконанні схожих між собою завдань може позитивно впливати на рівень їх виконання завдань (щоправда, це є радше «ілюзією» багатозадачності). Вона може бути корисною для стимулювання креативності, особливо у людей, які мають власний стиль та підхід до виконання завдань.
Втім, загалом, згідно з багатьма дослідженнями, мультизадачність скоріше погіршує якість виконання завдань та може негативно впливати на мозкову діяльність та когнітивні функції. Так, експерти з Університету Південної Каліфорнії визначили, що багатозадачність викликає більшу кількість помилок та в цілому погіршує якість виконаної роботи.
Коли людина виконує одне завдання, обидві сторони префронтальної кори, які відповідають за фокус уваги, працюють злагоджено. А от при виконанні двох завдань одночасно, як свідчать дослідження вчених із паризького Національного інституту медичних наук і досліджень (INSERM), окремі сторони працюють незалежно, через що людина починає робити втричі більше помилок та гірше запам’ятовує деталі.
Дослідники із Лондонського університету встановили, що у людей, які виконують одночасно кілька завдань, IQ знижується на +\-15 балів. Вони пов’язують це із тим, що багатозадачність впливає на мозок подібно до недосипання або куріння маріхуани.
Які негативні наслідки має мультизадачність?
- Зниження продуктивності
Людина, яка виконує кілька завдань одночасно, не може повністю зосередитися на жодному з них. Продуктивність та якість роботи знижується, можливі затримки у виконанні завдань.
- Поява втоми
Постійне переключення між завданнями викликає емоційну напругу та перевантаження мозку, через що зменшується працездатність, а у окремих випадках призвести до емоційного вигоряння або навіть депресії.
- Погіршення якості взаємодії з іншими людьми
Постійно зайнята людина може не звертати увагу на коло свого спілкування на роботі чи вдома, через що можуть виникнути конфлікти.
Багатозадачність є доволі поширеним способом виконання завдань у сучасному світі, що у деяких випадках може бути корисним інструментом для ефективного виконання завдань. Однак вона може мати негативні наслідки, особливо якщо використовується бездумно. ІТ спеціаліст повинен розуміти, коли і як використовувати режим багатозадачності, а також навчитися працювати із нею.
Ментальні пастки, або як іт спеціалісти потрапляють у стан «нічого не встигаю»
Ментальні пастки —- це проблеми, шкідливі звички та помилки, які ми робимо щодня, і результатом яких є неправильне використання часу. Ось найбільш розповсюджені з них:
Пастка №1. Ви надто зайняті, щоб просто призупинитися та подумати над своїми завданнями
Вам може здатися, що, довго розмірковуючи над завданням, а не виконуючи його, ви нічого не встигнете. За короткий період (день, два, тиждень), можливо, ви дійсно не встигаєте все, що хотіли б встигнути зробити. Проте, якщо ви правильно визначите свої пріоритети, автоматизуєте деякі процеси та делегуєте непотрібні завдання, то зможете зекономити значну кількість часу у майбутньому.
Так, приміром, є певні типи завдань, у яких можна один раз розібратися, створити скрипти, а потім просто робити Ctrl+C, Ctrl+V. Наприклад, скрипти для автоматизації резервного копіювання файлів проєкту, автоматичного розгортання програми на сервері, виконання запитів до бази даних тощо.
Використовувати раніше написаний код у якості шаблону та адаптувати його під поточний проєкт буде у підсумку простіше та швидше, ніж знову його писати (не кажучи уже про те, що це зменшить виникнення помилок).
Пастка №2. Я все встигну
Ви складаєте, як вам здається, ідеальний план справ на день і намагаєтесь його дотримуватися. Але потім щось йде не так: з’являються невідкладні термінові завдання, і ваш ідеальний план руйнується на очах.
Наприклад, вас відволікають від безпосередньої розробки та запрошують на незаплановані робочі зустрічі, через що вам доводиться засиджуватися допізна.
Пастка №3. Безвідмовність
Ситуація: ви завантажені роботою настільки, що навіть немає хвилини пообідати. Але коли з’являються нові завдання, ви все одно берете їх на себе.
Наприклад, менеджер додає розробника у чат із клієнтом, щоб той відповідав на технічні запитання. Але кожне листування у чаті — це окреме завдання, яке у спринті не враховується, але віднімає час (до того ж, не всі програмісти мають хороші комунікаційні скіли для спілкування з клієнтом).
Це відбувається тому, що ви боїтеся сказати «ні», адже керівництво чи команда можуть подумати, що ви поганий працівник. У результаті ви перенавантажені, якість роботи погіршується, а рівень стресу підвищується у геометричній прогресії.
Подібні пастки не тільки заважають вам бути ефективним, але й впливають на ваше фізичне та ментальне здоров’я (а це завжди має бути пріоритетом). Втім, не варто постійно ігнорувати прохання колег та керівників: в усьому має бути баланс.
Поради як ефективно працювати в режимі багатозадачності
Щоб підтримувати високий рівень продуктивності та якості роботи, скористайтеся нашими порадами:
1. Сплануйте завдання та створіть списки справ
Якщо вам потрібно працювати в режимі багатозадачності, ретельно сплануйте свою роботу. Так ви зможете бачити, які завдання і в якій послідовності виконувати.
Cкористайтеся такими зручними інструментами планування:
- Trello — популярна онлайн-дошка для керування проектами, у якій можна створювати список завдань та відслідковувати їх виконання. Вона синхронізується з іншими пристроями та виконавцями.
- Asana дозволяє створювати проєкти, спілкуватися із командою та відстежувати прогрес виконання завдань.
- To do list. Goal Planner — це інструмент, який дозволяє створювати списки завдань (це особливо зручно для великих проєктів), розподіляти їх за проєктами та відстежувати виконання.
- Microsoft To Do — інструмент для створення списків завдань та відстеження їх виконання, що синхронізується зі списком завдань у Microsoft Outlook.
- Notion дозволяє створювати сторінки зі списками завдань, документацією, замітками та іншими корисними матеріалами.
- Google Drive — інструмент для організації робочого простору, в якому для кожного завдання/проєкту можна завести папки. Для зручності навігації можна скористатися ярликами різного кольору (цей функціонал є у налаштуваннях сервісу).
2. Складайте розклад на початку дня
Оптимізації часу допоможе складання списку справ та розкладу їх виконання на цілий день. Так ви зможете сфокусуватися на найважливіших подіях та вчасно і вчасно сказати «ні» менш пріоритетним справам, які з’являються зненацька протягом дня.
3. Встановіть пріоритетність проекту чи завдань
Складіть список усіх завдань та визначте пріоритети в їх виконанні: найважливіші, які потрібно виконати негайно, та менш пріоритетні, які можна відкласти на потім.
Наприклад, якщо ви працюєте над проєктом розробки ПЗ, пріоритетними можуть бути завдання виправлення критичних помилок або реалізація ключових фіч, менш пріоритетними — оновлення документації.
4. Згрупуйте завдання
Схожі між собою завдання (наприклад, рев’ю коду) краще виконувати разом. Якщо ви намагатиметесь виконувати одразу чи поспіль абсолютно різні види тасків, таке переключення може знизити ефективність роботи.
5. Розбивайте завдання на дрібні частини
Коли ви розбиваєте одне велике завдання на більш дрібні підзавдання, це робить його більш керованим. Наприклад, якщо ви працюєте над розробкою веб-сайту, ви можете розбити завдання “створення нової веб-сторінки” на підзавдання: “розробка макету”, “створення HTML-розмітки”, “стилізація за допомогою CSS”, “додавання інтерактивності за допомогою JavaScript”.
Щоб розбити більші завдання на менші, використовуєте інструменти, такі як Agile або Kanban.
6. Не приймайте завдання в усній формі
Ви вийшли у коридор, по дорозі зустріли тімліда, який накидав вам завдань. Доки ви дійшли до кабінету, встигли забути половину з них. Щоб цього уникнути, попросіть продублювати завдання письмово.
7. Уникайте багатозадачності під час виконання критичних завдань
Наприклад, якщо ви робите дебаггінг у програмному забезпеченні, краще зосередитися тільки на цьому завданні, а не намагатися виконувати інші таски одночасно.
8. Попередьте про свою зайнятість
Повідомте колег заздалегідь про вашу недоступність протягом часу, коли ви маєте зосередитися на невідкладних справах. Якщо є така можливість, для екстрених випадків залиште контакти людини, яка може приймати рішення чи консультувати на період вашої зайнятості.
9. Робіть нотатки
Важко тримати усе в голові — щось неодмінно загубиться. Що більше ви будете намагатися запам’ятати, то нижче буде концентрація, здатність швидко приймати рішення і, як результат, вищий рівень стресу.
Тому заведіть собі за правило завжди робити нотатки. Де саме їх створювати (на папері, у телефоні, спеціальних програмах чи таблицях) — справа вашого вибору, але робити це обов’язково. Так ви не тільки нічого не забудете, але й підтримаєте ваш мозок, перевантажений режимом багатозадачності.
10. Розмістіть пріоритетні справи на видному місці
Так ви не будете забувати про них, зможете зосередитися на найважливіших завданнях, краще планувати свій час та ресурси, зберегти мотивацію і, за потреби, змінювати їх.
11. Не відволікайтеся
Скроллінг соцмереж, листування із друзями у мессенджерах та інші фактори, що відволікають від роботи, залиште на час перерви. Використовуйте шумозахисні навушники, блокування реклами, встановіть безшумний режим на телефоні, коли концентруєтеся на важливій справі.
12. Правило двох хвилин
Завдання, які можна виконати швидко, треба робити відразу: так вони займатимуть менше часу, ніж якщо виконувати їх згодом.
13. Враховуйте форс-мажори
Не плануйте робочі зустрічі впритул (наприклад, одна з 9.00 до 9.30, наступна — з 9.30 до 10.00). Часто можуть виникнути непередбачувані обставини. Тож залишайте час між зустрічами (щонайменше 15 хвилин).
14. Доводьте справу до кінця
Намагайтеся завершувати те, що розпочали. Прочитали електронний лист — відсортуйте його відразу. Пройшов робочий мітинг — занотуйте підсумки.
Коли у вас нагромаджується багато незавершених справ, вам буде згодом важко в них орієнтуватися. Та й мотивація знизиться, адже відчуття невиконаних справ сильно давить.
Як встигнути все:
- визначте три дійсно важливі та об’ємні завдання, які маєте виконати протягом тижня і які наближають вас до мети, та першою чергою фокусуйтеся на них;
- щоденно обирайте три пріоритетні завдання, залишивши щонайменше 40% часу на непередбачувані справи;
- записуйте ваші пріоритетні завдання у календарі, до якого відкритий доступ колегам: так вони зможуть призначати зустрічі з урахуванням ваших вільних слотів та не відволікати від важливих справ. Використовуйте інструменти для спільної роботи як от Slack, Trello. Так ви зможете підтримувати комунікацію із командою та координувати завдання;
- згрупуйте невеликі завдання тривалістю до 10 хвилин кожна та виконуйте їх разом;
- встановіть собі час для перевірки пошти та відповіді на e-mail’и (наприклад, на початку робочого дня, вдень та наприкінці дня): так ви менше відволікатиметесь і не кидатиметесь відповідати на кожне повідомлення.
15. Сказати «ні» не сказавши «ні»
Ситуація: ваш безпосередній керівник просить взяти новий проєкт. Покажіть йому список ваших поточних завдань та часових витрат на їх виконання. Попросіть керівника допомогти розставити пріоритети.
Ситуація: завдання надходить від когось вищого посадою. Обговоріть пріоритетні завдання зі своїм безпосереднім керівником (за необхідності — зверніться до нього по допомогу у перерозподілі задач). Згодом повідомте вищому за посадою колезі терміни, коли ви зможете виконати завдання.
Ситуація: до вас звертається за допомогою колега, з яким ви не хотіли б псувати хороші стосунки. Поясніть йому, що зараз ви завантажені з виконанням інших завдань/проєктів, і з радістю допоможете, якщо зміняться строки чи обсяг робіт по невідкладних завданнях.
Ситуація: вас просять виконати завдання «на вчора». Поясніть, що вам потрібен час, аби розібратися у деталях. Тож тільки після ознайомлення з інформацією та перевірки свого навантаження ви зможете визначити терміни виконання цього завдання. Намагайтеся переконати колегу, що краще зробити якісно, але пізніше, аніж вчасно, але аби як.
16. Аналізуйте результати
Наприкінці дня підбивайте підсумки: що зроблено, що потрібно перенести і на коли, а саме: скільки часу було витрачено на кожне завдання, що було виконано швидко, а що вимагало більше часу, чому саме це сталося, якість виконання яких тасків можна поліпшити. Оцінити результати роботи допоможуть такі інструменти, як Jira.
17. Дотримуйтеся work-life balance
Важко залишатися продуктивним, якщо змішувати роботу та особисте життя, виконувати свої обов’язки поза робочим днем, у вихідні та святкові. Результат — регулярний недосип, втома, літри кофеїну чи енергетиків. Це точно не зробить вас ефективним. Намагайтеся проводити чітку межу між роботою та відпочинком.
Ось тут ми розповідаємо, як підтримувати необхідний work-life balance.
Кілька слів наостанок
Мультитаскінг — це неабиякий челендж для інженерів. Втім, оптимізація робочого часу, встановлення пріоритетів виконання завдань, розбивка їх на менші частини, зосередженість на важливих справах дозволить іт спеціалістам більш ефективно працювати в режимі багатозадачності.
Ми в ІТ компанії Eastern Peak бажаємо вам навчитися раціонально використовувати робочий час, щоб бути не тільки продуктивним у виконанні завдань, але й залишатися ресурсним. І запрошуємо доєднатися до нашого колективу.
Давайте разом вчитися продуктивності та концентрації, а також робити світ digital кращим. Відправляйте своє резюме!
Читайте також:
