Щоденні задачі, що виконує проєктний менеджер, бувають абсолютно різними. Тут відіграє роль сам проєкт, його специфіка, хто є замовником та ще безліч факторів. Інструменти, які він використовує в роботі, теж будуть різними.
У цій статті ми зібрали список інструментів для проєктного менеджменту, що найшвидше на найефективніше допомагають Project менеджеру виконувати свої обов’язки.
Основні інструменти проджект менеджера
На перший погляд може здаватись, що використання різноманітних інструментів для проєктного менеджменту може лише завадити роботі ПМ: нібито вони забирають багато часу. Насправді ж ці інструменти, навпаки, допомагають краще зосередитись на роботі та підвищити її ефективність.
1. Інструменти для комунікації
Ранок РМ починається зазвичай із перевірки пошти, месенджерів, здійснення відеодзвінків.
Пошта
Gmail є одним із найзручніших та найпопулярніших (якщо не найбільш популярним) поштових сервісів для комунікації.
Плюси:
- зручність використання,
- набагато більше функціоналу, ніж у конкурентів (наприклад, MS Outlook),
- впорядкування листів по папках,
- висока безпека,
- зручна мобільна версія.
Мінуси:
- обмежений обсяг пам’яті (15 Гб)
Месенджери
Сьогодні ІТ-сферу неможливо представити без використання Slack. Цей сервіс дозволяє здійснювати дзвінки, робити нагадування учасникам про зустрічі, створювати групи.
Плюси:
- легкий інтерфейс,
- для різних питань можна створювати окремі тематичні канали,
- можна інтегрувати з GitHub, Trello, Google Drive, Dropbox, Atlassian, Outlook Calendar тощо,
- члени однієї команди мають доступ до усіх необхідних чатів,
- можна налаштувати повідомлення так, щоб вони приходили лише у робочі часи,
- розширений пошук повідомлень (наприклад, за частинами слів),
- додавання вкладених файлів,
- функція відеодзвінків,
- нагадування про важливі події,
- боти для автоматизації рутинних процесів.
Мінуси:
- у безкоштовній версії після 10 тисяч повідомлень зникає початок листування,
- лише 5 Гб серверного місця на команду,
- доволі високий платний тариф — від 6$ з людини щомісяця.
Для швидкого обміну інформацією ІТ-компанії все активніше використовують Telegram.
Плюси:
- групи до 5000 чоловік,
- боти та інші корисні можливості для модерації спілкування,
- пересилання файлів будь-якого формату (від Word до MP3) розміром до 1,5 Гб,
- мобільна та десктопна версії, синхронізація із пристроями, можливість заходити з кількох пристроїв одночасно,
- швидка доставка повідомлень та файлів,
- різні способи захисту облікового запису (наприклад, пароль на відкриття листування).
Мінуси:
- для робочого та особистого облікового запису їх потрібно реєструвати з різних телефонних номерів.
2. Інструменти для відеозв’язку віддалених команд
Ще у доковідні часи, коли компанії почали масово переходити на віддалену роботу, ІТ-компанії використовували інструменти для роботи віддалених команд. Причина — багато замовників та команд знаходяться в різних країнах. А зараз відеозв’язок стал актуальним, як ніколи раніше. До того ж, учасники можуть бачити емоції колег, а це дуже полегшує комунікацію.
Google Meet
Дуже зручний та популярний інструмент для колаборації віртуальних команд — це Google Meet. Де б не знаходилися команди чи клієнти, проектний менеджер завжди може залишатися із ними на зв’язку.
Плюси:
- безкоштовний сервіс,
- необмежена тривалість дзвінків,
- простота доступу.
Мінуси:
- періодично якість з’єднання падає,
- можуть бути збої в роботі під час демонстрації екрану.
Microsoft teams
Microsoft teams — зручний корпоративний месенджер, що дозволяє проводити дзвінки, планувати події, працювати з поштою, створювати канали.
Плюси:
- інтеграція з продуктами Microsoft,
- чати розподіляються за робочими просторами з доступом до кожного,
- спільна робота: можна редагувати документ та листуватися із колегами у чаті на одному екрані,
- відеодзвінки та трансляція одночасно на одному екрані,
- є безкоштовна версія.
Мінуси:
- важко орієнтуватися у сервісі,
- незручна система сповіщень,
- неможливо інтегрувати інструмент з іншими продуктами (тільки з Microsoft).
Webex
Ще один поширений інструмент для комунікації віддалених команд — Webex.
Плюси:
- є безкоштовна версія для нетривалих зустрічей,
- віртуальний помічник, що допомагає у різних налаштуваннях (ввімкнення запису, звук, додавання нотаток тощо),
- інтеграція зі Slack, календарями,
- багато корисних фіч: перетворення мови на текст, субтитри, переклад на 10 мов у режимі реального часу, шумозаглушення.
Мінуси:
- корпоративні версії платні.
Discord
Відомий месенджер для геймерів Discord також став зручним інструментом для колаборації команд.
Плюси:
- голосові та відеочати для щоденних чилл-зідзвонів та сінків,
- трансляція екрану під час відеоконференції,
- інтеграція з GitHub
Мінуси:
- невелика популярність, тому комунікація обмежується однією командою.
3. Системи для таск-менеджменту
Jira
Jira — дуже популярний та потужний таск-трекер у роботі PM. Тут є багато функцій. Менеджер проектів планує роботу, а команда щоденно веде звітність. Jira ідеально підходить для різноманітних проєктів, тут багато фіч для розробників, бізнес-аналітиків та тестувальників.
Плюси:
- зручні панелі завдань (dashboards),
- беклог: завдання сортуються за важливістю та знаходяться в одному місці,
- планування спринтів та релізів, щоб у команди було єдине бачення проєкту,
- трекінг завдань команди, що необхідно менеджеру ІТ-проектів для відслідковування якості та строків виконання завдань за одним чи кількома проєктами,
- створення звітів та аналітика (для команди та замовника),
- ведення Agile-проєктів із використанням Scrum та Kanban,
- інтеграція з Gitlab, Slack, Trello, MS teams, Gmail,
- є десктопна та мобільна версії,
- високий рівень безпеки даних.
Мінуси:
- складний та громіздкий інтерфейс через велику кількість функцій,
- не підходить для нетехнічних команд,
- складне навчання,
- безкоштовна версія має обмежену кількість функцій,
- вартість платних версій стартує з $7,50 за користувача на місяць.
Trello
Trello — популярний інструмент керування задачами, який працює за принципом канбан-дошки із 3-х стовпчиків (Тo do, Іn progress, Working done). На цій дошці учасники створюють завдання, редагують, переміщують задачі, при цьому кожний учасник слідкує за тим, на якому етапі знаходиться робота, і бачить результат.
Плюси:
- дуже простий інструмент, який не потребує багато часу на те, щоб розібратися,
- можливість інтеграції з календарем, Slack, Google-диском, акаунтом GitHub тощо,
- багато корисних фіч: теги, що допомагають сортувати завдання, дедлайни, чек-бокси, коментарі, мітки, вкладення (для файлів та посилань),
- менеджер проекту може одну дошку використовувати для власної роботи, а команді надати доступ до іншої із завданнями,
- безкоштовна версія має майже всі необхідні функції.
Мінуси:
- доволі дорога платна версія (від 9.99$ щомісяця з людини),
- що більше проєктів, то більше дощок потрібно створювати, і орієнтуватися у них доволі складно (сортування обмежено простим списком),
- немає тайм-трекера для відслідковування часу виконання задачі.
Wrike
Wrike — сервіс для ІТ-команд, що має шаблони для різних типів робіт у проєкті.
Плюси:
- усі сповіщення знаходяться в одному місці,
- має панелі завдань із розподілом за статусами («зробити», «у роботі», «готові», «протерміновані», «потребують змін» та інші),
- розподіл завдань здійснюється швидко, у кілька кліків,
- створення автоматичних звітів, у яких можна порівнювати заплановані завдання та ті, що виконані.
Мінуси:
- складний інтерфейс, особливо для новачків.
Asana
Asana — популярний хмарний інструмент управління задачами, що чудово підходить для невеликих команд та проєктів.
Плюси:
- завдання структуруються за допомогою канбан-дошок,
- дуже добре видна пріоритетність задач,
- команда бачить розподіл завдань один одного,
- можна робити перехід завдань між працівниками,
- кожен із членів команди бачить, на якій стадії знаходиться проєкт,
- інтеграція зі Slack, Gmail, Google Drives та іншими сервісами,
- можна вибудовувати зв’язки у проєкті та між проєктами.
Мінуси:
- інтерфейс складніший за інші програми,
- дуже багато сповіщень приходить на пошту,
- неможливо додати декількох учасників до однієї задачі,
- мало безкоштовних функцій,
- високий тариф у платній версії (від 10$ щомісяця з людини).
Worksection
Worksection — хмарний сервіс для проєктного менеджменту українського виробництва. Можливо, це один із найкращих інструментів для роботи віддалених команд, що має рішення для великих та малих ІТ-компаній.
Плюси:
- має зручний та зрозумілий дашборд,
- легко відстежувати час,
- легка звітність,
- швидка робота техпідтримки,
- захист даних на високому рівні.
Мінуси:
- не дуже зручний мобільний застосунок,
- немає окремого чату.
Basecamp
Basecamp — ще один трекер для організації роботи віддалених команд, де учасники обмінюються повідомленнями, документами та апдейтами.
Плюси:
- команда обмінюється миттєвими повідомленнями за допомогою меседж бордів,
- зручний інтерфейс, усі фічі розташовуються на одному екрані,
- групові робочі чати (немає потреби переходити у Slack чи Telegram),
- автоматичні нагадування про мітинги та завдання,
- календарі для призначення спільних зустрічей із колегами,
- проєктна документація зберігається у спільних папках, доступ до яких мають усі члени команди.
Мінуси:
- неможливо відслідковувати час виконання завдань.
Miro
Miro — віртуальний інструмент для управління задачами віддалених команд, що являє собою віртуальну дошку для групової роботи.
Плюси:
- проджект менеджер може влаштовувати брейнштормінги з командою, проводити презентації,
- одночасно до 100 осіб можуть писати, будувати графіки та малювати на одній дошці,
- десятки шаблонів (для беклогу, дорожньої карти, user stories, Scrum-зустрічей),
- візуалізація проєкту.
Мінуси:
- недостатня інтеграція з іншими платформами,
- платна послуга імпорту результатів у інші формати.
4. Робота з проєктною документацією
Google Drive
Google Drive — найбільш популярний на сьогодні сервіс для створення, спільного редагування, зберігання та розповсюдження документації (текстових документів, таблиць, презентацій) між командою та замовником.
Плюси:
- гнучкий доступ (для перегляду, коментарів, редагування окремими людьми чи групами),
- історія версій документів,
- зручне редагування у режимі реального часу.
Мінуси:
- складно орієнтуватися, якщо у проєкті багато документів (тут є тільки «папка» та «документ»),
- не підходить для комплексних проєктів через незручність побудови зв’язків між документами.
Draw.io
Draw.io — хороший інструмент для створення діаграм, схем, структури декомпозиції проекту та іншої проєктної документації.
Плюси:
- великий набір інструментів, функцій, шаблонів,
- можливість зберігання у різноманітних форматах (JPG, PNG, PDF, HTML, XML),
- інтеграція із JIRA, GoogleDocs, GitHub, Dropbox, OneDrive та іншими,
- безкоштовний інструмент, що працює на будь-якому пристрої.
Мінуси:
- немає хмарного сховища.
Dropbox
Dropbox — хмарне сховище, що дозволяє обмінюватися повідомленнями та документами, редагувати їх, конвертувати файли та інше.
Плюси:
- підходить для управління інформацією,
- дозволяє проводити спільну роботу з файлами,
- високий рівень безпеки.
Мінуси:
- складна навігація,
- обмежені можливості безкоштовної версії,
- періодично можливі проблеми з навігацією.
Google Cloud Storage
Google Cloud Storage — інструмент Project менеджера, що дозволяє зберігати, аналізувати та архівувати дані.
Плюси:
- проста організація папок,
- дозволяє зберігати великий обсяг інформації,
- зручний інтерфейс,
- надійний та безпечний.
Мінуси:
- складнощі інтеграції з деякими таск-менеджерами,
- повільна робота.
Amazon Drive
Amazon Drive — хмарна платформа для організації, зберігання, а також синхронізації файлів.
Плюси:
- файли автоматично синхронізуються,
- доступ до файлів із будь-якого пристрою
- швидке завантаження.
Мінуси:
- безкоштовно зберігати можна лише до 5 Гб (у платній версії — 100 Гб за $1,99 за користувача на місяць).
5. Інструменти проджект менеджера для відстежування власної продуктивності
Remember the milk
Велика кількість щоденних справ може змусити Project Manager вести власні дошки чи списки. Наприклад, у Remember the milk.
Плюси:
- списки завдань мають вигляд вкладок, туди можна додавати звичайні та динамічні нові списки,
- легке фільтрування та кастомізація завдань (можна створювати теги, додавати URL-адреси, змінювати час на виконання завдань тощо),
- списки можна експортувати у календарі типу iCal та Google Calendar,
- нагадування приходять на пошту,
- легко додавати завдання до списку.
Мінуси:
- обмеження у безкоштовній версії (неможливо прикріплювати файли).
Todoist
Todoist — застосунок, що дозволяє керувати особистими та робочими справами. Він дозволяє перетворювати усі завдання у структоровані списки.
Плюси:
- швидке додавання тасків,
- можливість додавати підзавдання,
- можна планувати не тільки разові завдання, але й повторювані,
- функція пріоритетності завдань (найважливіші таски завжди будуть перед очима),
- канбан-дошка типу Trello,
- можливість делегування та виконання спільних завдань,
- перегляд графіків активності, оцінка власного рівня продуктивності.
Мінуси:
- немає трекеру часу на завдання.
6. Тайм-менеджмент
Google Calendar
Google Calendar —популярний онлайн-календар, який дозволяє планувати зустрічі, справи, робити нотатки та рімайндери.
Плюси:
- синхронізація з іншими платформами Google,
- організація зустрічей прямо в календарі,
- інтеграція з мобільним календарем (телефон, планшет, ноутбук),
- можливість ділитися календарем із колегами (достатньо знайти у календарі доступні слоти для зустрічі),
- створення необмеженої кількості нагадувань.
Мінуси:
- неможливо встановити унікальні теми для подій,
- не дуже зручний інтерфейс,
- обмежені можливості автоматизації,
- можуть виникати складнощі з інтеграцією адрес електронної пошти.
Teamup
Teamup — зручний календар, який дозволяє планувати та організовувати зустрічі та обмінюватися інформацією.
Плюси:
- планування у режимі реального часу,
- зручний інтерфейс,
- хороша синхронізація.
Мінуси:
- не дуже зручний мобільний застосунок,
- безкоштовна версія обмежується 8 підкалендарями, платна коштує від $8 за користувача на місяць.
Calendly
Calendly — інструмент для автоматизації зустрічей.
Плюси:
- інтеграція із особистим календарем РМ,
- організація зустрічей за посиланням (людина сама може обирати зручний час із наданих слотів, а сервіс призначить зустріч та надішле посилання для підключення),
- інтеграція з іншими платформами, наприклад, Google meet.
Мінуси:
- підлаштовується лише під один календар.
Toggl
Toggl — браузерне розширення для відслідковування завдань та їх виконання.
Плюси:
- потрібно лише ввести завдання та натиснути кнопку старту,
- інтеграція з багатьма платформами, наприклад, з Jira,
- сторінка статистики, у якій відображається список завдань та час, витрачений на їх виконання,
- нагадування для встановлення та зупинки таймера.
Мінуси:
- не дивлячись на нагадування, можна забути зупинити таймер.
Forest
Forest — гейміфікований помічник для відслідковування часу.
Плюси:
- ви встановлюєте таймер, а Forest вирощує цифрове дерево. Якщо ви відволікаєтесь, дерево гине. Якщо ж добре сфокусуватися на справі, можна виростити справжній цифровий ліс,
- різні режими таймера: можна садити дерева разом із колегами, враховувати перевищення робочого часу тощо,
- статистика демонструє, скільки часу виконується робота та в які часи ПМ найбільш продуктивний.
Мінуси:
- багато платних функцій (наприклад, режим без реклами, деталізована статистика, спільне використання трекера та інші).
Harvest
Harvest — тайм-трекер, за допомогою якого проєктний менеджер в ІТ може бачити, скільки годин реально витрачається на проєкт у цілому та на окремі його етапи.
Плюси:
- створюється перелік завдань, відмічається початок, пауза та завершення, а сервіс надає деталізовану інформацію щодо прогресу, кількості годин, що витрачені на роботу, оплату (якщо запланована),
- допомагає оптимізувати процеси за рахунок відстеження того, які етапи займають більше часу,
- дані можна експортувати у Excel,
- інтегрується з Trello.
Мінуси:
- доволі дорога платна версія (від 10 $ на місяць за кожного члена команди).
Кілька слів наостанок
Одним із головних способів досягнення ефективності роботи команди є використання менеджером проектів сучасних інструментів для комунікації, управління часом, завданнями, організацією роботи, власною продуктивністю. Який саме інструмент обирати — залежить від проєкту та вибору самого менеджера.
Мрієте про роботу проєктним менеджером в ІТ-компанії? У Eastern Peak відкриті вакансії на посаду РМ (та на ряд інших ІТ-спеціальностей). Відправляйте нам резюме, залюбки розглянемо!
Читайте також:
