Кар’єра в IT: Тонкощі Професії Project Менеджера

Професія «проєктний менеджер» з’явилася у середині 20-го століття в американських військових відомствах, у яких було створено перші інструменти проектного менеджменту. Згодом вона стала розповсюджуватися в інших сферах, включаючи ІТ, і на рубежі століть стала однією із найпопулярніших.

В українському ІТ сьогодні професія Project Manager є надзвичайно затребуваною та важливою. Для того, щоб реалізувати серйозний проєкт, необхідна ціла команда людей. І щоб ця команда працювала узгоджено, нею керує проєктний менеджер. Ця людина — наче диригент, що скеровує оркестр (команду) і дбає про те, щоб концерт (проєкт) був успішним.

Розповідаємо, хто такий проектний менеджер, чим він займається, які навички повинен мати, як виглядає його робота та про інші тонкощі професії.

Хто такий проєктний менеджер в ІТ-компанії

Як жартують самі проджект менеджери, керувати проєктами (тобто бути ПМ) — це легко, майже як їздити на велосипеді. Який, щоправда, горить, і все навколо теж горить.

Ну, а якщо серйозно, менеджер проєктів — це людина, що управляє будь-яким проєктом, а саме: складає план, збирає та координує команду, налаштовує роботу.

Project Manager — це місток між командою та клієнтом: він контактує з усіма сторонами та забезпечує зворотний зв’язок «команда-замовник», контролює виконання проєкту якісно, в строк та в рамках бюджету.

Наче швейцарський ніж, проєктний менеджер виконує багато функцій:

• ПМ — це дипломат, що вміє згладжувати гострі кути, попереджувати будь-які конфлікти, приходити на допомогу, знаходити спільну мову навіть зі «складним» клієнтом та «зоряними» розробниками.
• Іноді — адміністратор, який впорядковує документацію, слідкує за своєчасним формуванням звітів, протоколів, сплатою рахунків, дотриманням юридичних норм.
• Перекладач із «клієнтської» мови (мови стратегій, бізнес-цілей) на «технічну» (мову професійної термінології, ТЗ).
• Комунікатор, що постійно на зв’язку з замовником, командою, суміжними командами у суміжних проєктах. Проєктний менеджер формує команду й призначає відповідальних. Він співпрацює з розробниками, тестувальниками, дизайнерами, devops, архітекторами рішень, тім-лідами, а також із командою клієнта.
• Людина-енциклопедія: проджект повинен мати не тільки управлінські навички, але хоча б базові знання технологій, з якими працює проєкт. Крім того, він має розбиратися у питаннях бюджетування та фінансів, постачання, контрактингу, контролю якості, ризик-менеджменту, безпеки.
• Управлінець, що вміє доносити завдання, контролювати хід виконання, грамотно розставляти пріоритети, вчасно усувати перешкоди.

Задачі проджекта:

1. Стратегічні:

• задоволеність клієнта (досягнення результату в обумовлені строки, з дотриманням бюджету та рівня якості),
• досягнення цілей ІТ-компанії (забезпечення фінансових показників),
• досягнення цілей команди проєкту (мотивація, просування по кар’єрних сходах).

2. Тактичні — розв’язання щоденних проблем, які виникають під час реалізації проєкту, усунення недоліків та перепон.

Обов’язки PM’а:

1. Складання детального плану проєкту.
2. Узгодження із клієнтом термінів виконання.
3. Визначення необхідних ресурсів для реалізації проєкту.
4. Аналіз ризиків за проєктом.
5. Розробка проєктної документації.
6. Підбір команди.
7. Розподіл завдань між виконавцями.
8. Налагодження робочого процесу в команді.
9. Встановлення пріоритетності завдань.
10. Контроль за ходом виконання задач (пріоритетності, якості, прогресу, термінів).
11. Координація усіх етапів виконання проєкту.
12. Прогноз доходів та ресурсів.
13. Наставництво.
14. Налагодження комунікації.
15. Підтримка мотивації команди (відстеження задоволеності, вирішення конфліктів у середині команди та між командою і замовником).
16. Звітність перед замовником щодо ходу виконання окремих завдань та проєкту в цілому.
17. Презентація прототипів, демо-версій та готового проєкту.
18. Управління бюджетом та виставленням рахунків.
19. Обробка відгуків та оцінка роботи команди.

Проєктний менеджер в ІТ збирає всю можливу та неможливу інформацію від замовника, структурує її, передає команді. Він заглиблюється у потреби бізнесу клієнта, шукає та залучує «правильних» спеціалістів, що зможуть ефективно розв’язати проблему.

ПМ веде проєкт від початку до кінця, тож він чітко знає, що вже зроблено, а що в роботі, що потрібно зробити, хто за що відповідає, скільки часу потрібно на виконання і скільки це коштуватиме. Це людина, яка має відповіді на абсолютно всі питання. Отже, без проджекта справи не буде (особливо якщо проєкт великий або їх кілька).

Етапи роботи проджект менеджера над проєктом

В українському ІТ обов’язки Project Manager’а в аутсорс- та у продуктовій компанії майже однакові: ПМ взаємодіє з клієнтом та командою щодо реалізації проєкту в певні строки, із певним бюджетом та якістю.

Як саме виглядає робота ПМ над проєктом? Почнемо з того, що кожен проєкт проходить певні етапи, які можна поділити на діскавері (розробка концепту) та делівері (безпосередньо реалізація).

1. Аналіз вимог клієнта

Проєкти, що надходять у ІТ-компанії, бувають різними за складністю, тривалістю, обсягами. Одні проєкти розраховані на кілька тижнів, інші можуть тривати багато років, оскільки продукти постійно вдосконалюються, потребують внесення змін, нових функцій тощо. Клієнти теж бувають різні: у когось є готова специфікація, інші ж приходять лише з ідеєю.

На цьому етапі менеджер аналізує проєкт, складає приблизний кошторис, розраховує орієнтовні терміни виконання, описує обсяги робіт та прораховує ризики.

2. Планування проєкту

Менеджер ІТ проектів проводить більш детальний збір вимог замовника та розробляє план реалізації проєкту. Після цього ПМ презентує проєкт команді, разом з нею аналізує вимоги, оцінює терміни виконання і остаточно затверджує їх із клієнтом.

У разі незгоди останнього з термінами виконання проектний менеджер намагається знайти компроміс. Зрозуміло, що клієнт хоче отримати усе якнайшвидше, тоді як розробники зацікавлені в тому, щоб зробити продукт якісно та працювати без овертаймів.

Ось тут проджект має виступити у ролі дипломата, що враховує інтереси усіх сторін. Так, разом із командою він обговорює, яким чином можна оптимізувати процеси. І узгоджує з клієнтом, що можна упустити (наприклад, яку частину функціоналу прибрати).

Нерідко в процесі доводиться вносити зміни у чинний план, бо під час розробки можуть виникнути додаткові умови. Тож проджект менеджер завжди повинен мати план Б.

3. Розробка проєкту (інжиніринг)

Для кожного проєкту складається «дорожня карта» (або календарний план), що узгоджується із командою та клієнтом. При цьому враховуються свята та відпустки.

Якщо використовується методологія Scrum, то складається таймлайн, і в узгоджений із замовником спринт (кожен тиждень чи два) проєктний менеджер демонструє клієнту результат та отримує фідбек. За необхідності вносяться зміни і продовжується робота — до завершення проєкту.

За результатами кожної зустрічі з клієнтом ПМ складає звіт (що зроблено, що залишилось, які зміни необхідно внести). Така постійна взаємодія дозволяє уникнути неприємних несподіванок для усіх учасників проєкту.

4. Тестування

Проміжне тестування проводиться у кожному спринті, фінальне — після завершення розробки. Якщо у продукту вже є користувачі (раніше була випущена перша версія), ПМ збирає відгуки, опрацьовує і вносить відповідні зміни перш ніж випустити остаточну версію продукту.

5. Підтримка продукту

Реалізація функціоналу проєкту, що був закладений у ТЗ від клієнта, — це ще не завершення. ІТ-компанії проводять саппорт проєкту після його релізу (зазвичай, від 1 до 3-х місяців), а саме обслуговують існуючий продукт, розробляють оновлення, створюють додаткові функції, проводять моніторинг роботи системи, фіксять та ліквідують баги тощо. Завдання проєктного менеджера полягає при цьому в координації роботи команди саппорту.

Наостанок додамо, що в аутстаф-проєктах рідко коли буває посада ПМ. Зазвичай тут команда працює напряму з замовником. Проєктний менеджер у цьому випадку виступає на стороні замовника, виконуючи ті ж функції, що й ПМ у продуктових та аутсорс-проєктах.

Робочий день проджект менеджера

Типовий день ПМ починається приблизно на годину (а то й дві) раніше, ніж у команди, адже він має переглянути усі робочі чати, канали, пошту.

Більша частина робочого дня проджекта присвячена комунікації:

1. Планування завдань для команди на поточний день, коригування завантаження.
2. Моніторинг виконання командою проєкту попередніх завдань (проводиться у форматі мітингів, під час яких менеджер дізнається, що було виконано, чи виникли проблеми).
3. Мітинги із ключовими фахівцями проєкту (розробниками, архітекторами).
4. Періодично (зазвичай, раз на 2 тижні чи місяць) — індивідуальні зустрічі з кожним членом команди.
5. Комунікація із замовником (очні та заочні мітинги, листування поштою та за допомогою коммунікаторів).
6. Зустрічі з керівництвом ІТ-компанії.
7. Робота з інструментами для проєктного менеджменту типу JIRA, таск-трекерами, метриками. Проєктний менеджер в ІТ обов’язково має зафіксувати результати зустрічей, переговорів, усі домовленості, завдання.
8. Виставлення інвойсів клієнту.
9. У деяких компаніях ПМ виконує завдання із HR management: проводить співбесіди та appraisals 360 своєї команди, заповнює документи для відпусток, перевіряє звітність команди про результати роботи, що необхідно для нарахування зарплати, затверджує документи щодо збільшення оплати праці тощо.
10. Вирішення поточних проблем, призначення відповідальних за усунення недоліків.
11. Пошук шляхів оптимізації процесів або джерел додаткового прибутку (наприклад, пропозиція саппорту чи нових фіч).
12. Наприкінці робочого дня ще одна перевірка пошти, чатів, каналів, відповіді на запити.

У невеликих компаніях проектний менеджер може одночасно вести кілька проєктів і мати багато функцій. Тож кількість зустрічей та документів на одного фахівця збільшується, РМ може одночасно готувати нові пропозиції для клієнта (клієнтів).

У крупних компаніях із проєктами, великими за обсягами, тривалістю та кількістю залучених фахівців (тільки розробників тут може бути десятки чи навіть сотні), часто залучається декілька ПМ’ів на один проєкт. Тут також можуть вводитися додаткові посади типу PМ assistant. Крім того, у ряді великих компаній пропозиціями та технічною специфікацією замість ПМ’ів  займаються бізнес-аналітики.

Тож, розклад дня залежить від кількості та складності проєктів, але незмінною є щоденна комунікація із усіма учасниками проєкту.

Які навички необхідні проджект менеджеру

Project Manager — це одночасно стратег і тактик, що бачить загальне та окреме, а також прекрасний психолог, який може знайти підхід до кожного.

Найважливішими для проджект менеджера є розвинені софт скіли, а саме:

• Комунікабельність: вміння домовитись, поступитись або настояти на своєму, «продавати» свої ідеї.
• Креативність: РМ повинен орієнтуватись у ситуації, генерувати ідеї та перебудовуватись буквально «на ходу», адже часу на обговорення питань, пошуки інформації, підбір підходів у проєктах зазвичай немає.
• Відповідальність: саме менеджер проєктів несе повну відповідальність за успіхи та невдачі, за будь-які помилки команди чи скарги клієнтів, за дотримання термінів та планів реалізації проєкту, тож без контролю на кожному етапі неможливо отримати результат.
• Ведення переговорів: переговори — неодмінна щоденна частина роботи проджекта. Він повинен розташувати співрозмовника до себе, для чого необхідна харизма та навички ділового спілкування.
• Переконливість: ПМ має чітко, швидко, аргументовано та впевнено доносити свої думки, не витрачаючи на це дорогоцінний час та ресурси.
• Відмінна пам’ять: проектному менеджеру доводиться тримати в голові великі обсяги інформації.
• Лідерські якості: неможливо контролювати команду лише мовою регламентів та бізнес-завдань. Колектив довіряє тільки авторитету, який створює здорову атмосферу та систему мотивації, вміє вести команду за собою до успіху, приймає рішення та відповідає за свої помилки.
• Стресостійкість: ПМ повинен зберігати холодний розсуд, не піддаватися емоціям у будь-якій конфліктній чи кризовій ситуації, не боятися помилок, негативу та відмов, бути готовим до овертайму.
• Стратегічне мислення:  проджект має розуміти потенціал проєкту, думати на кілька кроків уперед, прораховуючи усі можливі ризики та їх наслідки, розв’язувати проблеми ще до їх появи (наприклад, шляхом деталізації вимог до проєкту). Також він має відстежувати тренди, аналізувати конкурентів.
• Гнучкість: ця навичка є особливо цінною, коли відбуваються раптові зміни планів клієнта або неочікувані звільнення. Технології теж не стоять на місці, тож проджект менеджер має швидко реагувати на зміни.
• Емпатія: менеджер ІТ проектів повинен знаходити підхід до кожного члена команди, ставитися до невдач та недоліків із розумінням, допомагати розв’язувати проблеми, не залишати на самоті колег. Важко розвиватися проєкту, коли у команді немає довіри ПМ’у.
• Організованість: проектний менеджер має бути дисциплінованим (та дисциплінувати команду), розставляти пріоритети, не розпилюючи ресурси на усе відразу, фокусуватися на справах та не відволікатися на дрібниці, аби не збиватися із робочого ритму.
• Тайм-менеджмент: важко довіряти проджекту, який запізнюється та зриває дедлайни. Щоб цього не було, ПМ має вести свій особистий графік (наприклад, із допомогою методики getting things done, методу помідора тощо), у разі потреби — делегувати роботу та оптимізувати завдання.

Отже, хороший ПМ має бути лідером, колегою та керівником одночасно. Саме до нього першого звертається команда, коли виникають питання, і від нього команда очікує відповіді на всі питання. Власне, це і робить роботу РМ’а цікавою.

Окрім хороших м’яких навичок, проєктний менеджер повинен володіти набором hard skills, а саме:

• Мати базові технічні знання. ПМ не обов’язково повинен вміти писати код, але принаймні невеликий технічний бекграунд, розуміння мов, фреймворків, лексикону програмістів допоможе йому краще розібратися у продукті та аспектах його розробки, говорити із розробниками однією мовою, зрозуміти технічні аспекти проблеми.
• Знати методології, методики та методи управління проєктами, а саме: Agile чи Waterfall, Scrum, Kanban, SDLC, SAFe, Jira MS Project  та інші, вміти застосовувати їх у роботі.
• Володіння англійською мовою, щоб спілкуватися з іноземними замовниками та читати професійну літературу.
• Мати управлінські навички (планування, створення та реалізація проєктів, контроль та оптимізація процесів, бюджетування та звітність, координація та мотивація).

Плюси та мінуси професії PM

Як зазначають самі ПМ, у професії їх приваблюють:

1. Затребуваність на ринку праці та хороша зарплата.
2. Гнучкий графік роботи.
3. Знайомство та спілкування із цікавими людьми, іншими культурами.
4. Набуття нового досвіду та знань із кожним новим проєктом.
5. Можливість бути залученими до масштабних, соціально значущих ініціатив.
6. Самостійність у формуванні команди й організації процесу.
7. Розвиток, отримання нових знань, постійне вдосконалення, чому сприяє фідбек від команди та клієнтів.

Але робота РМ’а має і недоліки:

1. Велика відповідальність перед командою, клієнтом та керівництвом (за усі невдачі відповідатиме особисто проджект, навіть якщо це була помилка іншого співробітника).
2. Неможливість побачити результати своєї праці відразу (як, наприклад, у роботі дизайнера чи розробника), що знижує мотивацію та задоволеність роботою.
3. Велике навантаження, особливо коли проектний менеджер веде декілька проєктів, різних за складністю. Найважче — коли активні фази різних проєктів збігаються.
4. Необхідність вирішувати конфліктні ситуації, постійно балансувати.
5. Ненормований графік, овертайми, інколи — робота без вихідних і свят.
6. Стреси через спілкування із важкими або некомпетентними клієнтами, що не мають уявлення про створення ПЗ.
7. Необхідність враховувати різні часові пояси, графік роботи, культурні відмінності клієнтів.

Як стати проєктним менеджером

Проєктними менеджерами не народжуються, ними стають. Часто у цю професію йдуть колішні розраби чи тестувальники, у яких є технічний бекграунд (2-3 роки) та хороші комунікаційні навички. Робота у проєктному менеджменті для них — це новий кар’єрний виток, можливість для самореалізації та розвитку.

Втім слід зазначити, що хоч технічний досвід допомагає в роботі над проєктами, але проджект менеджер — це не лише технар, що вміє управляти командою. Його функції набагато ширші.

Як стати РМ’ом, якщо ви не айтішник? Є три шляхи:

1. Навчатись у ВНЗ.
2. Вивчати професію на курсах (платних або безкоштовних).
3. Освоювати професію самостійно.

При цьому самі проєктні менеджери радять спочатку «приміряти» на себе професію. Так, для початку можна попрацювати у якості скрам-майстра чи адміністратора проєкту, тобто виконувати координаційні завдання й одночасно подивитися, як створюються проєкти. Також варто послухати вебінари та доповіді проєктних менеджерів у ІТ. Так ви зможете зрозуміти, чи справді вам підходить ця посада.

У деяких компаніях пропонується робота на рівні трейні (стажера). Після стажування, отримання практичного досвіду такий співробітник може працевлаштуватись у цій же компанії. У невеликих стартапах часто доводиться поєднувати декілька ролей, у тому числі, розвивати необхідні навички менеджера ІТ-проєктів.

Коли у великих компаніях приймають на роботу джуніор PM, зазвичай, йому призначають наставника (ментора), що вводить початківця у курс справ, координує й підтримує новачка.

Паралельно менеджер проєктів може навчатися на Agile-курсах, курсах із управління проєктами (бажано тривалістю не менше 3-х місяців, якщо проджект не має досвіду).

Оволодіти базовими навичками роботи проджекта можна доволі швидко, головне — бажання навчатися та розвиватися, зануритись у середовище проєктного менеджменту.

Як може рости проектний менеджер? Перш за все, по горизонталі: його повноваження та відповідальність розширюються, завдання стають більш глобальними. Кар’єрний шлях менеджера ІТ-проєктів в українських компаніях зазвичай виглядає так: Intern PM —Junior PM — Upper Junior PM — Middle PM —Team Lead PM. PM надалі може обійняти посаду Program Manager, а згодом ще більші перспективи: CTO, CEO, CIO, COO.

Що варто почитати майбутньому ПМ? Перш за все, «Біблію» Project Manager’а — PMBOK, довідник з управління проєктами. Але обмежуватися лише нею не варто.

Радимо ще декілька джерел:

1. Книги:

• Том Де Марко. Дедлайн: роман про управління проєктами
• Том Де Марко. Успішні проєкти та команди
• Ендрю Стеллман, Дженніфер Грін. Осягаючи Agile: Цінності, принципи, методології
• Майк Кон. Оцінка та планування в Agile
• Кен Швабер, Джеф Сазерланд. Гід по Scrum-2020
• Хенрік Кніберг, Маттіас Скарін. Scrum та Kanban: Вижимаємо максимум
•  Хенрік Кніберг. Scrum та XP: записки з передової
• Джеф Сазерленд. Scrum. Навчись робити вдвічі більше за менший час
• Джеф Сазерленд. Scrum. Революційний метод управління проєктами
• Фредерік Брукс. Міфічний людино-місяць
• Кім Скотт. Radical candor

2. Курси:

• Курс Project management від ITEA
• Курс РМ в ІТ від Híllel

3. Відео:

• Вебінари з управління проектами
• Хто такий проджект менеджер та кому це підійде ця спеціальність

4. Блоги:

• The Digital Project Manager
• A Girl’s Guide to Project Management
• The Lazy Project Manager

Кілька слів наостанок 

Професія проджект менеджер складна, але затребувана і цікава. Вона для тих, хто готовий до щоденних викликів, хто любить працювати з людьми, не боїться брати на себе відповідальність за результати команди.

Побачили себе на посаді ПМ? Сміливо відправляйте резюме в компанію Eastern Peak, у нас є відкриті вакансії.

Читайте також:

• Хто Такий Тімлід та Що Необхідно, Щоб Їм Стати
• Топ 10 Soft Skills, Які Необхідно Прокачати ІТ-Спеціалісту
• Як Підтримати Свою Команду у Воєнний Час
• Причини, Чому ІТ-Спеціалісти Працюють Довго в Одній Компанії