Ретроспектива спринту є важливою частиною Scrum. Це час, коли ІТ-команда зупиняється, щоб переглянути, що працювало і що не працювало під час спринту, і знайти способи поліпшення.
У цій статті розповідаємо про те, що таке ретроспектива, як вона відбувається та за допомогою яких технік можна зробити її ефективною та цікавою.
Що таке ретроспектива спринту
Ретроспектива спринту в Scrum — це частина методології Scrum, що проводиться після певного спринту (1, 2 тижні, місяць — у кожної ІТ-компанії встановлені свої правила) та до планування наступного спринту. Вона проходить у форматі командної сесії тривалістю 1-2 години (рідше — 3, якщо спринт триває місяць).
Суть ретроспективи спринту — провести інспекцію спринту, що минув, оцінити результати роботи відповідно до поставлених цілей, а саме:
- Що пройшло добре у спринті (наприклад, було мало баг репортів, успішно вилилися у продакшн тощо).
- Пошук блокерів у процесах, відносинах, інструментах, що заважають продовженню розробки продукту.
Наприклад:
- проблеми з ефективністю: команда не змогла завершити всі задачі, які були заплановані для спринту,
- проблеми з комунікацією: конфлікт між двома розробниками,
- проблеми з процесом: дедлайни були нереалістично жорсткими, через що ІТ-спеціалісти відчули стрес,
- проблеми з інструментами: команда витрачала багато часу на вирішення проблем з інструментами, замість того, щоб фокусуватися на виконанні задач,
- проблеми з координацією: інша команда або відділ не надала необхідну інформацію вчасно,
- проблеми з якістю роботи: було виявлено багато помилок після того, як код був уже відправлений в продакшн.
- Як можна це покращити у наступному спринті: створення плану для усунення недоліків, поліпшення роботи.
Також проведення ретроспективи покликане покращити командну роботу, адже проходить вона у неформальній, ігровій манері.
Ретро проводиться, перш за все, в інтересах команди, що є основою методології Scrum. Тож ретроспектива покликана принести користь команді за допомогою змін, які будуть запроваджені у наступному спринті.
Учасниками ретроспектива спринту є:
- Scrum-master, який несе відповідальність за Scrum процес:
- він модерує сесію (керує дискусією, не дає вийти за рамки дискусії, веде групу відповідно до плану),
- відповідає за фасилітацію (сприяє груповій роботі команди),
- допомагає прийти до результату: покращення підходів до роботи та процесу розробки.
- Scrum команда, яка займається розробкою
- Product Owner, який відповідає за беклог продукту (набір завдань, які взяті у спринт, пріоритетизація завдань, план розробки та досягнення цілей спринту).
Ретроспектива спринту в Scrum включає такі етапи:
- Підготовка до проведення ретро (Setting the Stage). Scrum master створює безпечне середовище для подальшої дискусії, коли кожен член скрам-команди відчуває себе комфортно (викладання правил, встановлення порядку денного тощо).
- Збір даних (Gathering Data). Команда обговорює, що відбувалося протягом спринту, і збирає дані про проблеми, успіхи, челенджі.
- Генерація ідей (Generating Insights): учасники пропонують ідеї, як можна усунути недоліки.
- Планування рішень (Deciding What to Do): учасники дискусії визначають найбільш релевантні ідеї, встановлюють відповідальних за їх виконання, і терміни, коли ці дії повинні бути виконані.
- Завершення ретроспективи (Close The Retrospective): підбиття підсумків зустрічі.
Формати ретроспективи обираються у залежності від потреб команди, але кінцева мета ретро завжди — це знаходження вузьких місць, проблем у роботі команди та допомога їй у пошуку кроків для вирішення проблем та досягнення завдань проєкту.
Поради та техніки для проведення ефективної ретроспективи
Ефективність ретро багато в чому залежить від того, як до неї підготувався Scrum master. Недостатньо просто спитати програмістів, що було хорошого/поганого під час спринту: така ретроспектива швидко набридне і буде малоефективною.
Тому аби івент був цікавим та корисним, і команда була залучена у процес, скрам майстру потрібно подбати про наступне:
1. Скласти чеклист
Чеклист, який допоможе не забути важливе, а саме:
- Визначити тривалість ретро та слідкувати за таймінгом.
- Зафіксувати результати ретроспективи спринту, щоб на наступній можна було їх перевірити разом із Scrum командою.
- Отримати від команди фідбек про те, як пройшов скрам-івент.
- Розповісти команді про статус завдань, які скрам майстер мав виконати за результатами попередньої ретроспективи.
- Першочергово сфокусуватися на найбільш важливих подіях, які були протягом спринту.
- Приділити деякий час аналізу успіхів спринту.
- Визначити, яку інформацію потрібно підготувати.
- Врахувати, які матеріали знадобляться (ручки, папір, блокноти, маркери тощо).
2. Розбити проведення ретро на декілька етапів
На кожному з етапів застосовувати різні техніки для організації групової роботи з командою.
Етап «Підготовка» (Setting the Stage)
Для її проведення можна використати наступні техніки:
- Техніка Location: Для виконання цієї вправи знадобиться стілець — уявна мета спринту. Скрам майстер ставить його посеред кімнати та просить усіх учасників розташуватися на далекій чи близькій відстані від стільця — залежно від того, чи вважає розробник, що мета спринту не досягнута, чи навпаки, а також просить прокоментувати таке розташування.
- Техніка асоціацій: Scrum master просить кожного учасника порівняти спринт з чимось абстрактним, наприклад, погодою. За реакцією команди можна зрозуміти, наскільки був вдалим спринт.
- Техніка Mad, Sad, Glad: Ці слова записуються на дошці. Кожен із присутніх вказує, яке з них відповідає його емоціям від спринту.
Етап «Збір даних» (Gathering Data)
На цьому етапі проводиться збір даних про те, як проходить робота над проєктом. Тут можна скористатися такими вправами:
- Proud, thank you, learned: Дошка ділиться на 3 частини, на кожній записується окреме питання: Proud (чим пишається), thank you (кому хоче подякувати) та learned (чому навчився). Scrum-master просить кожного із членів команди написати на стікерах відповіді, наклеїти на частину дошки, яка відповідає питанню, та прокоментувати свою відповідь.
- Timeline: Скрам майстер малює лінію на дошці. Кожен із присутніх згадує важливі події, які відбувалися у спринті, записує на стікері та клеїть на лінію, коментуючи відповідь. Цей метод добре допомагає в підготовці до етапу Генерація ідей, адже команда відтворює усю картину подій, які відбувалися під час спринту.
Етап «Генерація ідей» (Generating Insights)
Тут можна скористатися наступними вправами:
- Continue, Start, Stop: Дошка розділяється на 3 частини, на кожній з яких записується відповідно Continue, Start, Stop. Кожен із присутніх записує на стікері, що варто продовжувати робити, що потрібно почати, а що — припинити. Далі учасники голосують за найбільш важливі ідеї, які потребують найшвидшого виконання.
- Brainstorm: Кожен із учасників по черзі записує на аркуш ідеї щодо покращення роботи і передає іншим по колу — до тих пір, поки не вичерпаються ідеї або закінчиться час.
- Sailboat: Скрам майстер малює човен —це уявна команда. Якорі — це проблеми, які тягнуть команду вниз. Вітрила — це те, що її штовхає. Горизонт — надії, рифи — ризики. Кожен із учасників наклеює стікери на малюнок, після чого Scrum команда обговорює все викладене.
Етап «Планування рішень» (Deciding What to Do)
- Dot voting: Команді пропонується маркерами намалювати три точки на трьох найбільш значущих ідеях. Ті з них, які наберуть найбільшу кількість голосів, у подальшому мають бути виконані.
- Дебати: Команда розбивається на міні-групи для обговорення кожної з ідей. Після цього вони діляться думками, також можливо влаштовувати дебати між міні-групами.
- Top list: Обираються найбільш актуальні теми та кожна з ідей послідовно обговорюється.
Етап «Завершення ретроспективи» (Close The Retrospective)
На цьому етапі формуються Action Points — позиції, які команда застосовуватиме у наступному спринті з метою досягнення прогресу. На завершення Scrum майстер може попросити усіх присутніх написати на стікерах фідбек про проведення ретроспективи.
Подібні техніки урізноманітнюють ретро та дають можливість команді дивитися на свою роботу під різним кутом.
3. Спробувати різні варіанти ретроформатів
Оглядові формати
Це стандартний формат ретроспективи, який включає обговорення того, що працювало добре (What was good), що потребує покращення (What can be improved), та які дії потрібно вжити для вирішення проблем (Action items).
Він має просту структуру та велику гнучкість, що робить його популярним серед багатьох скрам команд. Втім, цей формат має недолік: через універсальність його неможливо використовувати під будь-який контекст.
SWOT
SWOT аналіз (Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats) допомагає команді ідентифікувати свої сильні та слабкі сторони, точки зростання та потенційні загрози. Для цього використовуються візуалізації (наприклад, Speed car, Hot-air balloon).
Celebrate Learning
Цей формат зосереджується на відзначенні успіхів команди та вивчення і засвоєння отриманого досвіду (lessons learned).
Different Angles
Команда дивиться на ситуацію з різних точок зору, що допомагає виявити проблеми, які могли бути пропущені при більш традиційному підході. Для його реалізації важливо, щоб команда мала розвинений емоційний інтелект (взаємна довіра, повага, здатність тактовно та по суті висловлювати критику та адекватно сприймати її).
Root Cause Analysis
Цей формат зосереджений на виявленні коренів проблеми, що допомагає уникнути повторення таких же у майбутньому (тобто «лікування» чи «профілактика» причини, а не «симптомів»).
Canvas
Цей формат зазвичай включає створення комплексної візуальної карти, що допомагає структурувати ключову інформацію та краще зрозуміти різні аспекти роботи, зони для покращення або нові можливості.
Health checks
Health checks допомагає команді оцінити її загальний стан та виявити проблемні області: перевірка рівня задоволеності команди, якості роботи, ефективності комунікації тощо. Для цього використовуються різні підходи, наприклад: Moving Motivators, Team Motivation Radar.
Wastes & Bottlenecks
Цей формат дозволяє команді ідентифікувати вузькі місця, де ресурси не використовуються ефективно або де процеси уповільнюються.
4. Використання атрибутів ретроспективи
Якими б цікавими не були формати ретроспективи, без базових атрибутів вони навряд чи будуть ефективними.
Атрибутами ретроспективи є:
1. Мета зустрічі
Вона має бути заздалегідь анонсована (бажано — в письмовому вигляді), чітко роз’яснена. Кожен із учасників ретро повинен усвідомлювати, що йде не на якусь формальну зустріч, а це дійсно важливий івент, де обговорюватимуть, наприклад, lessons learned або конфліктні ситуації.
У залежності від цілей вже можна обирати формат ретроспективи.
2. Таймінг
Якщо для проведення ретроспектив немає встановленого таймінгу та порядку денного, вони можуть перетворитися на базарний івент. Учасники мають знати, скільки часу триватиме зустріч та яка адженда.
Для встановлення тайм-боксів скрам майстер може скористатися ретробордами на кшталт Retrium.
3. Правила
Наприклад, заборона користування мобільними телефонами, взаємоповага, правила голосування тощо, тобто організаційні аспекти, які дозволяють уникнути непорозумінь та конфліктів.
4. Підготовка
Тут важливо все: обрання місця проведення івенту, підготовка запрошень, роздаткових матеріалів, а особливо збір необхідної статистики та метрик, що дозволить уникнути беззмістовних обговорень.
Хороша ідея — запросити до модерації заходу когось з інших команд: ця людина менш упереджена, тому зможе подивитися на проблему під іншим кутом зору.
5. Icebreakers
Айсбрейкери — це свого роду розминка, командоутворення, техніки взаємодії, які дозволяють людям у команді включитися, познайомитися (якщо є новачки), прокинутися та збадьоритися, задати неформальний тон, налагодити комунікацію та підготуватися до безпосередньої зустрічі.
Вони проходять в ігровій манері, у форматі квізів, опитувань, роботи з картками тощо. Наприклад, My name is, Fact or fiction, Name that person та інші.
6. Action items
Результатом ретроспектив має стати не тільки визначення action items, але й їх реалізація, інакше захід втрачає сенс, і цінність ретро падатиме.
5. Використання інструментів ретроспективи
Усі ідеї, які з’являються під час серії ретроспектив, потрібно нотувати. Для цього скрам майстри користуються різними інструментами. Якщо під час офлайн зустрічі можна скористатися дошками, то для онлайн ретроспективи підходить цифровий еквівалент:
- Trello
- Miro
- Google Docs
- Confluence
- Jira
- Mural
Досвідчені Scrum masters радять використовувати Miro та Mural, оскільки у них багато інтерактивних templates, що регулярно оновлюються.
Кілька слів наостанок
Ретроспектива спринту має бути наповнена креативами та інтерактивами, тоді вона буде результативною, а ще додасть командності й гумору та прибере скепсис («Я сюди не картинки прийшов малювати»).
І для цього фасилітатору потрібно готуватися: знати, що запитувати, знати тему, яка обговорюється, уявити відповіді на запитання, пробувати різні ретроформати тощо. Завдання скрам майстра — підштовхнути команду до виявлення та вирішення проблеми. Дійти ж до цього команда має сама.
ІТ-компанія Eastern Peak бажає усім вдалих ретроспектив. І якщо вам цікаво працювати у крутій команді, де цінують кожного учасника, то велкам — відправляйте резюме, залюбки розглянемо.
Читайте також:
